Personvernerklæring for Forum for utvikling og miljø

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Forum for utvikling og miljø (ForUM) håndterer personopplysninger, i samsvar med samsvar med gjeldende lovgivning, herunder personopplysningsloven med personvernforordningen (GDPR).

Erklæringen gjelder for alle som er i kontakt med organisasjonen og gir en oversikt over vår behandling av personopplysninger (med unntak av ForUMs ansatte som har en egen erklæring).

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon og opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning, er om opplysningene direkte eller indirekte kan identifisere en konkret person.

Behandlingsansvarlig

ForUM (organisasjonsnummer: 971 274 646) er behandlingsansvarlig for persondata. ForUM har ansvar for behandlingen av dine personopplysninger, og at dette er i samsvar med personopplysningsloven og annen lovgivning.

Innhenting av personopplysninger

ForUM samler inn personopplysninger for kontaktpersoner i medlemsorganisasjon ved innmelding, eller direkte fra deg som bruker våre tjenester eller deltar i vårt arbeid. I hovedsak er personopplysninger begrenset til navn, telefonnummer, e-post, stilling og organisasjon.

Formål med behandlingen og rettslig grunnlag

Vi behandler først og fremst personopplysninger for å informere om og koordinere ForUMs aktiviteter og arbeid. Se fullstendig liste over hvilke personopplysninger som hentes inn, formål og grunnlag, nederst i personvernerklæringen.

Deling av personopplysninger

Vi deler ikke personopplysninger med tredjeparter for markedsføringsformål uten ditt samtykke.

Personopplysninger deles kun med andre leverandører der det er nødvendig for at de skal kunne utføre en avtale på vegne av ForUM, eksempelvis ved regnskapsføring underlagt databehandleravtale. Se fullstendig liste over hvilke tredjeparter vi deler opplysninger med nederst i personvernerklæringen.

Lagring og sletting av personopplysninger

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Personopplysninger som behandles på grunnlag av samtykke slettes når du trekker ditt samtykke. Se fullstendig liste over når og hvordan vi lagrer og sletter personopplysninger nederst i personvernerklæringen.

Dine rettigheter

Du har visse rettigheter knyttet til dine personopplysninger:

  • Rett til innsyn: Du har rett til å be om innsyn i hvilke personopplysninger vi har om deg.
  • Rett til rettelse: Du har rett til å be om rettelse av unøyaktige eller ufullstendige personopplysninger.
  • Rett til sletting: Du har rett til å be om sletting av personopplysninger vi ikke lenger har behov for å beholde.
  • Rett til begrensning: Du har rett til å be om begrensning av behandlingen av dine personopplysninger i visse tilfeller.
  • Rett til dataportabilitet: Du har rett til å motta dine personopplysninger i et strukturert, vanlig brukbart format, og til å overføre dem til en annen behandlingsansvarlig.

Kontakt

Dersom du har spørsmål, bekymringer eller ønsker at opplysninger om det skal fjernes, kan du kontakte oss på forumfor@forumfor.no.

Vår adresse er Hausmanns gate 19, 0182 Oslo.


Oversikt over behandling av personopplysninger

Relasjon til ForUM

Overordnet formål

Rettslig grunnlag

Opplysninger som behandles

Utlevering til tredjepart

Lagring og sletting

Medlems-organisasjon

Informere om og invitere til aktiviteter, møter, arbeidsgrupper, osv.

Levere avtalte medlems-tjenester og administrere medlem-skapet.

Nødvendig for avtale/ medlemskap, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. b

Bokføringsloven §13

Navn, e-post, telefonnummer og stilling på kontakt-personer i organisasjonen.

Ingen utlevering til tredjepart utover at navn og epost til kontaktperson er tilgjengelig for regnskaps-leverandør ved fakturering av medlems-kontingent.

Skjema for inn- og utmelding lagres i elektronisk arkiv. Slettes ved utmelding.

Faktura oppbevares i regnskapssystem i 5 år ihht. bokføringsloven.

Besøkende til nettsidene forumfor.no og oljefondet25.no

Dataanalyse av trafikk.

Berettiget interesse ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. f.

For bruk av cookies gjelder samtykke, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. a.

Informasjonskapsler (cookies).

Google Analytics 4.

Opplysningene lagres i Google Analytics 4 i opptil 26 måneder.

Personer som tar kontakt med ForUM gjennom sosiale medier

Kommunikasjon og informasjons-formidling.

Berettiget interesse, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. f.

Den enkeltes brukernavn og evt. kommentarer

Ingen utlevering til tredjepart.

Kommentar kan evt. slettes etter skjønnsmessig vurdering.

Personer som er med i bilder og filmer

Kommunikasjon og påvirkning.

Samtykke, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. a.

Bilde og/eller film, navn, tittel, tilhørende metadata til bilde/filmfilen.

Ingen utlevering til tredjepart (med mindre de er brukt i publikasjoner, nyhetsartikler, filmer og lignende). Selve bruken av bilder og film gjøres ihht. samtykket som er gitt.

Skal som prinsipp bare benyttes innen fem år fra de er tatt. Bilder som er brukt i publikasjoner, rapporter, på nettsider vil fortsatt kunne eksistere der. Bilder og filmer kan fjernes ved å ta kontakt med ForUM.

Mottakere av nyhetsbrevet

Informere om ForUM sitt arbeid.

Samtykke, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. a.

E-post

Ingen utlevering til tredjepart.

Personopplysningene oppbevares så lenge samtykket er gyldig. Tilbaketrekking av samtykke og avmelding gjøres av den enkelte ved å trykke «meld av» nederst i nyhetsbrevet.

Deltakere på arrangement

Påmelding til og gjennomføring av arrangement, oppfølging av deltakere.

Samtykke, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. a

Innhenting tilpasses behov. Som regel innhentes navn, e-post, stilling og organisasjon.

I noen tilfeller innhentes informasjon om allergier/ diett.

Informasjon om matpreferanser og evt. behov for tilrettelegging deles med lokale (ikke personspesifikt).

Slettes når arrangementer over og videre kommunikasjon ikke er nødvendig.

Deltakere i arbeidsgrupper

Koordinere arbeidsgruppenes arbeid i ForUM.

Samtykke, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. a

Navn, e-post, stilling og organisasjon.

Ingen utlevering til tredjepart.

Personopplysningene oppbevares så lenge samtykket er gyldig.

Mottakere av medlems-brev

Informere om aktiviteter, delegasjonsplasser osv.

Samtykke, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. a.

Navn, e-post, stilling og organisasjon.

Ingen utlevering til tredjepart.

Personopplysningene oppbevares så lenge samtykket er gyldig. Tilbake-trekking av samtykke og avmelding gjøres av den enkelte ved å trykke «meld av» nederst i medlemsbrev.

Søkere til stillinger i ForUM

Rekruttere ansatte til ForUM.

Samtykke, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. A.

Kontakt-opplysninger, søknad og CV, evt. referanse, attester og vitnemål.

Ingen utlevering til tredjepart

Opplysningene oppbevares så lenge samtykket er gyldig og slettes etter ansettelses-prosessen er ferdig.

Søkere til delegasjons-plasser og akkreditering.

Koordinere deltakelse på internasjonale møter.

Avtale, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. b.

Innhenting tilpasses behov. Som regel innhentes navn, fødselsdato, fødested, nasjonalitet, e-post, tlf.nummer, adresse, organisasjon og stilling. I noen tilfeller passnummer og øvrig personalia.

Lagres i eventuell ekstern søkeportal (eks. ECOSOC for FN-plasser), med begrenset tilgang.

Opplysninger delt med ForUM som del av søkeprosessen slettes etter akkreditering er godkjent.

Opplysninger lagret i ekstern søkeportal reguleres av portalens lagrings- og sletterutiner.